（一）格式的完整性

 

招投标书具有法律效力，对招投标的双方起着制约作用，属于严肃的书面文体。标单的内容与条目必须完整，应包括以下几个方面，缺一不可：

 

1. Name of entity issuing the invitation（招标公司的名称）

 

2. Objective of the invitation（招标目的）

 

3. Description of type of works（招标项目的介绍）

 

4. Source of finance（资金的来源）

 

5. Time of construction（工程建设日期）

 

6. Eligible bidders（投标人资格）

 

7. Address from where bidding documents may be obtained（索取招标文件的地址）

 

8. Price of documents（文件的价格）

 

9. Date and place for the receipt of offers（接收标书的日期和地点）

 

（二）词汇的严谨性

 

语言明晰准确是对招投标书的首要要求，为了避免含糊不清和产生歧义，招投标书的用词非常严谨。

 

（1）多重复指代，少用代词或省略并列结构。

 

如某个招标广告中的一句：The work comprises 681，000 cubic meters of excavation；110，000 cubic meters of embankment；1，435 cubic meters of lining and allied work.（试译为：该项工程包括681，000 立方米的开采量，110，000 立方米的河岸工程以及1，435 立方米的内层与相应的配套工程。）后两个cubic meters 在一般文本中是可以省略的，但在这里却重复出现，以体现该合同的严谨性。

 

（2）不使用俗语、俚语、口语化的词语，使用正式、规范的大词或长词

 

当出现一个意思可以多个词表达时，也通常选用较为正式、规范的大词或长词，如purchase 代替buy（购买），complete 代替finish（完成、完工），statement 代替item（报告、说明、条款），deliver 代替give（递交），terminate 代替stop（停止、终止），commence 代替begin（开始、开工），等等。

 

(3)大量使用专业术语

 

这些专业术语都有其非常明确的含义，与普通英语中的含义相去甚远：

 

如Prequalification 指投标资格预审，description 指项目的介绍，invitation指招标。在签订合同时，contractor 指承包人，而employer 则是指业主。

 

（4）情态动词的使用

 

Shall 多用于文件、合同、条约和规章中，表示客观义务，带有一定的强制性，表示“应该”或“必须”。

 

而will 或can 多用于投标文件中，它用来表示投标人的主观愿望和打算，不表示义务或规定等，也不带有任何强制性。请看下面例子：

 

---The work shall be completed before January 20，2005.（试译为：该项工程须在2005 年1 月20日前完工。）

 

---At the end of each month the Contractor shall deliver to the Engineer a priced statement of the labor，material and Contractor’s Equipment.    每个月的月末承包商须向工程师递交一份标了价格的关于所有劳力、材料和设备等的报告。

 

---The project will be done for the total cost of three million US dollars.（试译为：整个工程将花去成本总计300 万美元。）

 

---The project can be completed in 200 days under no unexpected conditions after the approval of the design.（试译为：正常情况下，工程可在施工方案获得对方认可之后的200 天内完成。）。

 

Will 与can 在投标书的使用既表达了投标人对招投标书中要求的满足愿望，又不代表任何承诺和必须的行为，为自己中标后的工作提供了一定的灵活性，以便在实际施工时由于种种意想不到的原因而未能达到要求时不会受到法律的局限或一定的惩罚。

 

（三）模糊表达的恰当使用

 

模糊概念的恰当使用往往是招投标双方为便于自己在履行合同时处于主动地位的一种“计谋”。招投标双方在起草和签订任何合同、契约时总是以各自的立场和利益为出发点的，双方总是希望以最少的成本获取最大的效益，因而在招投标的用词上就有很大的学问，请看下面两个例子：

 

---The work is to be completed within 20 months.

 

该项工程须在20 个月之内完工。

 

---Prequalification documents are available from the Executive Engineer，Marmada Project，on payment of a demand draft for rupees 600 or the equivalent in US dollars or UK pounds sterling.

 

投标资格预审文件可从Marmada 项目的执行工程师处获得，每份草案600 卢布或等额的美金或英镑。

 

例 1中没有将工程的期限具体化，表明只要是在20 个月之内完成都是正常的。这样就不排除对方即使是提前完工，招标方也无须多付任何费用。

 

例2 中未将相应的美元和英镑的具体数额写清，因为汇率是不停地变化的，在未确定投标人完成项目的具体日期和届时的汇率的情况下，以equivalent 表示，在执行时就不会产生任何困难或纠纷。相应的，投标书中也常出现相同的表达：

 

---The draft designs will be completed within 30 days after the bidding day.施工设计草案将在招标之后的30 天内完成。

 

---The date to start the bridge project over the Jakat River will be 30 days after the approval of the design.

 

Jakat河大桥工程将在施工设计方案获得对方认可30天后动工。

 

因为the bidding day 和the approval of the design 在投标时无法确定，因此这种表达虽看上去含糊不清，但在实际操作上却非常的便利和精确，为投标方避免了很多连带责任，即在这两件事情决定之前，如有任何拖延，投标方均无须负任何责任。

 

（四）格式化句式的套用

 

由于招投标书属于正规的应用文体，常使用一些格式化的句式：

 

如 In accordance with（根据、按照），In regard with ，With the approval of（经许可或同意），Under no unexpected condition（不出意外的情况下、正常情况下），等等。如：

 

---In accordance with the requirement in the invitation，the bridge will be constructed on the upper river in the Jakat city.

 

按照招标书中的要求，大桥将建造在Jakat 城内的Jakat 河上游

 

---In regard with the bridge quality，the best cement 95# will be used and fine local stone will be purchased for the project.

 

为确保大桥的质量，该工程将使用最好的95#水泥和当地最好的石料。

 

格式化句式的使用使得招投标文件显得正规而严肃，增加了文本内容的可信度，同时给招投标双方一种安全感。

 

（五）同义词的并列使用

 

招投标文件中常常使用and 或or 来连接同义词或者近义词，以强调词的内涵和范围，从而限定词义，在排除由于一词多义而可能产生的歧义的同时，也对句子的含义加以强调。如：

 

---The Bureau shall observe and comply with all the Indian laws and regulations.该局须遵守印度当地的所有法律和规则。

 

这里observe 和comply with，laws 和regulations 均为同义词或同义结构。

 

 ——选自：乐文翻译

 

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